Δήλωση Ιδιωτικότητας Υποψηφίων Εργαζομένων

1. Εισαγωγή

H HELLENiQ ENERGY  ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΩΝ και οι συνδεδεμένες με αυτήν εταιρείες (στο εξής «Εμείς», η «Εταιρεία», ο «Υπεύθυνος») αντιμετωπίζουν με υπευθυνότητα και ως πρωταρχικής σημασίας τα ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων και ιδιωτικότητας. Στο πλαίσιο αυτό, δημοσιεύουμε την παρούσα Δήλωση, σύμφωνα με το άρθρο 13 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων, για να  ενημερώσουμε τους υποψήφιους εργαζομένους σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων.  

Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με την παρούσα Δήλωση και τον τρόπο που επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, μπορείτε να επικοινωνείτε στο παρακάτω email: [email protected]

 2. Υπεύθυνος Επεξεργασίας 

Η παρούσα Ειδοποίηση Ιδιωτικότητας δίδεται από τις ακόλουθες εταιρείες:

3. Στοιχεία Επικοινωνίας Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων (DPO)

email: [email protected]

Τηλέφωνο επικοινωνίας: 210 6302252

Διεύθυνση: Χειμάρρας 8Α, 15125, Μαρούσι

4. Συλλογή και Επεξεργασία Προσωπικών Δεδομένων

Τα προσωπικά Δεδομένα που συλλέγονται από τους ίδιους τους υποψηφίους περιλαμβάνουν:

• Όνομα και Επώνυμο
• Όνομα πατρός
• Όνομα μητρός (προαιρετικά)
• Ηλικία και ημερομηνία γέννησης
• Φύλο και υπηκοότητα (προαιρετικά)
• Στοιχεία επικοινωνίας (αριθμοί τηλεφώνου, email, φυσική διεύθυνση)
• Στοιχεία Εκπαίδευσης (τίτλος σπουδών, στοιχεία εκπαιδευτικού ιδρύματος)
• Στρατολογική κατάσταση περί εκπλήρωσης ή μη στρατιωτικών υποχρεώσεων (για τους άνδρες υποψήφιους)
• Άλλα στοιχεία ταυτοποίησης (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ)
• Βιογραφικό Σημείωμα
• Αντίγραφο εγγράφων ταυτοποίησης (ταυτότητα, διαβατήριο)
• Λοιπές πληροφορίες βιογραφικού σημειώματος και αντίγραφο αντίστοιχων  εγγράφων κατά περίπτωση και εφόσον υφίστανται (πχ. πιστοποιητικό εκπλήρωσης στρατιωτικών υποχρεώσεων, πτυχία ξένων γλωσσών/πληροφορικής, άδεια οδήγησης, άδειες εργασίας, λοιπές πιστοποιήσεις, προηγούμενη εργασιακή εμπειρία στον Όμιλο κλπ.)
• Στοιχεία οικογενειακής κατάστασης
• Άλλες πληροφορίες που παρέχονται από τους υποψηφίους μέσω ιστοσελίδων ευρέσεως εργασίας, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτοπροσώπως σε συνεντεύξεις ή / και με οποιαδήποτε άλλη μέθοδο.
• Ιατρικά Δεδομένα (ομάδα αίματος, κλινικές εξετάσεις) κατά περίπτωση σε συγκεκριμένες θέσεις εργασίας όπου απαιτείται να γίνει εκτίμηση της ικανότητας του εργαζόμενου προς εργασία.

Προσωπικά Δεδομένα που συλλέγονται από άλλες πηγές για τους υποψηφίους περιλαμβάνουν:

• Επαλήθευση των πληροφοριών που παρέχονται κατά τη διαδικασία πρόσληψης, επικοινωνώντας με τα σχετικά τρίτα μέρη (για παράδειγμα, προηγούμενους εργοδότες, εκπαιδευτικούς φορείς ή/και ιδρύματα και παρόχους προσόντων) 
• Πληροφορίες από ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης, στους οποίους ο υποψήφιος εργαζόμενος είναι μέλος και σχετίζονται με σκοπούς εύρεσης εργασίας και πρόσληψης. 
• Λοιπές πληροφορίες από γραφεία ευρέσεως εργασίας και εταιρείες αξιολόγησης υποψηφίων.

Δημιουργία προσωπικών δεδομένων κατά τη διάρκεια  της διαδικασίας των προσλήψεων:

Στο πλαίσιο της διαδικασίας προσλήψεων, η Εταιρεία δημιουργεί προσωπικά δεδομένα σε σχέση με τους υποψηφίους όπως:

• Συνέντευξη και αποτελέσματα αξιολόγησης.

• Ιατρικά Δεδομένα (ομάδα αίματος, κλινικές εξετάσεις), κατά περίπτωση σε συγκεκριμένες θέσεις εργασίας όπου απαιτείται να γίνει εκτίμηση της ικανότητας του εργαζόμενου προς εργασία., στο τελικό στάδιο της αξιολόγησης.
• Αποτελέσματα τεστ προσωπικότητας (με τη χρήση ή μη ψυχομετρικών εργαλείων) από συνεργαζόμενες εταιρείες αξιολόγησης υποψηφίων και μόνο εφόσον οι υποψήφιοι παρέχουν τη συναίνεσή τους για τη συγκεκριμένη επεξεργασία των δεδομένων τους. H χορήγηση της συγκατάθεσης είναι προαιρετική και η μη χορήγηση της δεν θα επιφέρει καμία αρνητική συνέπεια στους υποψηφίους κατά τη διαδικασία αξιολόγησης τους από την Εταιρεία.  Αναλυτικές πληροφορίες αναφορικά με την μέθοδο, τα κριτήρια, τους σκοπούς και τους (πιθανούς) αποδέκτες των αποτελεσμάτων των εν λόγω τεστ, καθώς και για την επεξεργασία των ίδιων των αποτελεσμάτων, θα γνωστοποιούνται στους συμμετέχοντες υποψηφίους πριν την διενέργεια των εν λόγω τεστ από τις συνεργαζόμενες εταιρείες αξιολόγησης υποψηφίων.

5. Σκοποί Επεξεργασίας

Η Εταιρεία συλλέγει και επεξεργάζεται τα δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων που αναφέρονται ανωτέρω, για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Να εξετάζει τις αιτήσεις των υποψηφίων αναφορικά με κάποια συγκεκριμένη θέση εργασίας.
• Να επικοινωνεί με τους υποψηφίους κατά τη διαδικασία πρόσληψης.
• Να εμπλουτίζει τα δεδομένα που έχει λάβει από τους υποψηφίους με πληροφορίες από τρίτα μέρη.
• Να επιτευχθεί η εύρεση κατάλληλων υποψήφιων για να συμπληρωθούν κενές θέσεις εργασίας.
• Να τηρείται αρχείο αναφορικά με τις προσλήψεις.
• Να διασφαλιστεί η συμμόρφωση της Εταιρείας με τις απαιτήσεις που θέτει το νομικό πλαίσιο στο οποίο υπόκειται η Εταιρεία.

Η Εταιρεία ενδέχεται να χρησιμοποιεί τρίτα μέρη/συνεργάτες/εξειδικευμένο προσωπικό για την επιλογή υποψηφίων προς αξιολόγηση, βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων που έχει ορίσει, ωστόσο η διαδικασία εύρεσης κατάλληλων υποψηφίων δεν είναι αυτοματοποιημένη και οποιαδήποτε απόφαση σχετικά με την επιλογή ατόμων για τη κάλυψη της θέσης εργασίας γίνεται από το προσωπικό της Εταιρείας. 

6. Νομική βάση 

Νομική βάση για τη συλλογή και την επεξεργασία των δεδομένων των υποψηφίων αποτελεί το έννομο συμφέρον της Εταιρείας, και πιο συγκεκριμένα η πρόσληψη κατάλληλου προσωπικού ανά θέση εργασίας για την επιχείρηση. 

Τα δεδομένα υγείας συλλέγονται από τους υποψήφιους εργαζομένους, προκειμένου να εκτιμηθεί η ικανότητά τους προς εκτέλεση συγκεκριμένης εργασίας, σύμφωνα με τις οικείες νομικές διατάξεις.

Κατά τη  συλλογή των προσωπικών δεδομένων από τους ίδιους τους υποψηφίους, η Εταιρεία θα ενημερώνει τους υποψηφίους σχετικά με το εάν η παροχή των κατά περίπτωση αιτούμενων προσωπικών δεδομένων είναι υποχρεωτική ή όχι. Σε περίπτωση μη παροχής κάποιων εκ των αιτούμενων πληροφοριών, όπως λ.χ. μη αποστολής απαιτούμενου πτυχίου, η Εταιρεία δε θα μπορεί να αξιολογήσει τους υποψηφίους για τη συγκεκριμένη θέση που αφορά η αίτησή τους. 

Όταν υποψήφιοι εργαζόμενοι αποστέλλουν βιογραφικά σημειώματα ή προσωπικές πληροφορίες στην Εταιρεία με δική τους πρωτοβουλία, χωρίς η Εταιρεία να έχει προκηρύξει κάποια συγκεκριμένη ανοιχτή θέση εργασίας , οι υποψήφιοι παρέχουν τη συναίνεσή τους για την επεξεργασία των δεδομένων τους, σύμφωνα με τα όσα ορίζει το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο και η παρούσα Δήλωση. 

7. Διαβιβάσεις 

Τα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων διαβιβάζονται και τυγχάνουν επεξεργασίας από το προσωπικό της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού και κοινοποιούνται ανώνυμα στην Επιτροπή Προσλήψεων. Η Εταιρεία μπορεί να διαβιβάσει δεδομένα των υποψήφιων εργαζομένων στο πλαίσιο της συνεργασίας της με παρόχους που παρέχουν υπηρεσίες οι οποίες απαιτούν τη χρήση ή/και τη δημιουργία δεδομένων σχετικά με τους υποψήφιους εργαζομένους, αναφορικά με τους σκοπούς που περιγράφονται στη παρούσα Δήλωση Ιδιωτικότητας και σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο. Σε αυτές τις περιορισμένες περιπτώσεις, επιλεγμένα τρίτα μέρη μπορεί να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων. Προτού αποκαλυφθεί οποιαδήποτε πληροφορία σε τρίτο μέρος, η Εταιρεία θα διασφαλίσει ότι κάθε παραλήπτης έχει δεσμευτεί από αυστηρά πρότυπα ασφαλείας και τήρηση εμπιστευτικότητας. 

Σε περίπτωση συγχώνευσης ή/και εξαγοράς, η Εταιρεία ενδέχεται να κοινολογήσει τις πληροφορίες των υποψηφίων εργαζομένων σε εμπλεκόμενα τρίτα μέρη.

H Εταιρεία δεν πωλεί ή εμπορεύεται τα δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων σε τρίτους. H Εταιρεία ενδέχεται να είναι υπόχρεη ως προς την αποκάλυψη ορισμένων δεδομένων υποψηφίων σε τρίτα μέρη, όπως κυβερνητικές αρχές, σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους. Επιπλέον, η Εταιρεία δύναται να κοινολογήσει δεδομένα υποψηφίων εργαζομένων, εφόσον είναι απαραίτητο για την προστασία των νομικών δικαιωμάτων της, σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους.

8. Ασφάλεια

Η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για να διασφαλίσει την καλύτερη δυνατή φύλαξη όλων των προσωπικών δεδομένων, και την αποφυγή κατά λάθος απώλειας, χρήσης ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα και περιορίζει την πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων σε άτομα που πραγματικά τη χρειάζονται για την εκτέλεση των καθηκόντων τους. 

Τα πρόσωπα που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό της Εταιρείας πράττουν ανάλογα με την εξουσιοδότηση που τους έχει δοθεί από την Εταιρεία και δεσμεύονται ως προς την εμπιστευτικότητα των ενεργειών τους. Η Εταιρεία έχει θεσπίσει διαδικασίες για την αντιμετώπιση τυχόν παραβιάσεων ασφάλειας δεδομένων προκειμένου να είναι σε θέση να συμμορφώνεται με τις νόμιμες υποχρεώσεις της σε περίπτωση παραβίαση προσωπικών δεδομένων. 

Παρά το γεγονός ότι η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας για τη διαφύλαξη της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των προσωπικών δεδομένων, η   διαβίβαση πληροφοριών μέσω του διαδικτύου δεν είναι ποτέ απολύτως ασφαλής. Ως εκ τούτου η Εταιρεία δεν μπορεί να εγγυηθεί την ασφάλειά τους όταν μεταδίδονται μέσω οποιουδήποτε ηλεκτρονικού μέσου, επομένως οποιαδήποτε διαβίβαση τέτοιου τύπου γίνεται με ευθύνη του αποστολέα.

9. Αποθήκευση

Τα προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων αποθηκεύονται σε διακομιστές που βρίσκονται στην Ελλάδα και δεν διαβιβάζονται σε τρίτες χώρες.

Οι χώρες του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου θεωρούνται ότι παρέχουν το ίδιο επίπεδο προστασίας των προσωπικών δεδομένων, όπως επίσης και η Ελλάδα. Αν στο μέλλον η Εταιρεία διαβιβάσει προσωπικά δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, αναλαμβάνει την υποχρέωση να ενημερώσει τα υποκείμενα των δεδομένων και να εξασφαλίσει τις ενδεδειγμένες ή κατάλληλες εγγυήσεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που διαβιβάζονται.

10. Χρόνος Διατήρησης

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης και την πρόσληψη του αναγκαίου αριθμού υποψηφίων που έχει προβλεφθεί από την Εταιρεία για την κάλυψη των θέσεων, τα δεδομένα των υποψηφίων οι οποίοι δεν θα προσληφθούν άμεσα από την Εταιρεία,  διατηρούνται στο αρχείο για  το χρονικό διάστημα δύο ετών , το οποίο θα καθορίζεται από τις ανάγκες τις Εταιρείας για την πλήρωση των θέσεων και θα γνωστοποιείται στους συμμετέχοντες. 

Όπου σύμφωνα με τα ανωτέρω υφίσταται επεξεργασία των δεδομένων των υποψηφίων με τη συγκατάθεσή τους, ανάκληση της συγκατάθεσης αυτής είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή με την αποστολή σχετικού αιτήματος στην ακόλουθη ηλεκτρονική διεύθυνση: [email protected] 

Το αίτημα προς ανάκληση δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που έλαβε χώρα μέχρι εκείνη τη στιγμή.

11. Δικαιώματα των Υποκειμένων 

Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων τα υποκείμενα μπορούν να ασκήσουν τα ακόλουθα δικαιώματα:

• Να ενημερώνονται αναφορικά με την επεξεργασία των δεδομένων τους
• Να έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα 
• Να απαιτήσουν τη διενέργεια διορθώσεων σε ανακριβή στοιχεία που τα αφορούν και τηρούνται από την Εταιρεία
• Να απαιτήσουν τη διαγραφή προσωπικών δεδομένων που τα αφορούν σε ορισμένες περιπτώσεις
• Να λάβουν τα προσωπικά δεδομένα που τα αφορούν και έχουν παράσχει στην Εταιρεία, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο, καθώς και να αιτηθούν τη διαβίβαση των δεδομένων αυτών σε τρίτους σε ορισμένες περιπτώσεις
• Να αντιταχθούν, ανά πάσα στιγμή, στην επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων 
• Να αιτηθούν τον περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων σε ορισμένες περιπτώσεις
• Να υποβάλλουν παράπονο στην εποπτική αρχή.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα αυτά, συμπεριλαμβανομένων των περιστάσεων υπό τις οποίες ασκούνται και τον τρόπο άσκησης τους περιλαμβάνονται στη ΔΗΛΩΣΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ που βρίσκεται αναρτημένη στον ιστότοπο της Εταιρείας (https://www.helpe.gr/el/media-center/personaldataprotection/gdpr/)

12. Αλλαγές στην παρούσα Δήλωση Ιδιωτικότητας

Η Εταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιεί και να αναπροσαρμόζει την παρούσα Δήλωση, όποτε κρίνεται αυτό αναγκαίο, λόγω νομικών, τεχνικών ή επιχειρηματικών εξελίξεων και οι εκάστοτε αλλαγές τίθενται σε ισχύ από την κοινοποίησή τους, είτε με την ανάρτησή τους στο διαδίκτυο ή με οποιοδήποτε άλλον τρόπο η Εταιρεία κρίνει πρόσφορο και να εξασφαλίζει τη συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων, όπου αυτό απαιτείται από το ισχύον νομικό πλαίσιο.